Laatst bijgewerkt: 21 januari 2026
Versie: 1.0
SayServe ("SayServe", "wij", "ons", of "onze"), een product van SaySmart, is toegewijd aan het beschermen van uw privacy. Deze Privacyverklaring legt uit hoe wij uw informatie verzamelen, gebruiken, openbaar maken en beschermen wanneer u ons door AI aangestuurde spraakgeactiveerde bestelsysteem voor restaurants gebruikt, inclusief onze website, QR-code bestelsysteem, spraakherkenningsdiensten en alle gerelateerde functies (collectief, de "Diensten"). Als u niet akkoord gaat met dit beleid, gebruik dan onze Diensten niet.
Contactgegevens:
| Term | Definitie |
|---|---|
| "Klant" of "Bedrijf" | Het restaurant, de venue of de vestiging die SayServe gebruikt voor haar bedrijfsvoering |
| "Gast" of "Diner" | Een eindgebruiker die bestellingen plaatst via het SayServe systeem via QR-code of spraakinvoer |
| "Gebruiker" | Elke persoon die door een Klant is gemachtigd om toegang te krijgen tot de Diensten, inclusief personeel, managers en beheerders |
| "Persoonsgegevens" | Alle informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon |
| "Ordergegevens" | Informatie over bestellingen die via het Platform zijn geplaatst, inclusief inhoud, prijzen en tijdstempels |
| "Spraakgegevens" | Audio-opnamen en transcripties van gastbestellingen die worden verwerkt door onze spraakherkenningsdiensten |
| "Verwerkingsverantwoordelijke" | De entiteit die de doelen en middelen van de verwerking van Persoonsgegevens bepaalt |
| "Verwerker" | De entiteit die Persoonsgegevens verwerkt namens de Verwerkingsverantwoordelijke |
Wij verzamelen de volgende categorieën Persoonsgegevens:
Gasten (diners) blijven volledig anoniem en SayServe zal nooit de-anonimiserings pogingen ondernemen.
Wij verzamelen automatisch bepaalde technische informatie:
Wanneer Gasten onze spraakbestelfunctie gebruiken:
Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën, alleen om kernservice functies te bieden.
Wij verwerken Persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
| Doeleinde | Beschrijving | Wettelijke Grondslag |
|---|---|---|
| Serviceverlening | Voor het bieden van spraakbestellen, QR-code scannen en orderbeheer | Uitvoering Overeenkomst |
| Accountbeheer | Voor het aanmaken en beheren van Klantaccounts | Uitvoering Overeenkomst |
| Orderverwerking | Voor het verzenden van bestellingen van Gasten naar restaurants | Uitvoering Overeenkomst |
| Authenticatie | Voor het verifiëren van gebruikersidentiteit en autoriseren van toegang | Uitvoering Overeenkomst |
| Communicatie | Voor het verzenden van service-updates, beveiligingsmeldingen en supportreacties | Gerechtvaardigd Belang |
| Analytics | Voor het analyseren van gebruikerspatronen en verbeteren van onze Diensten | Gerechtvaardigd Belang |
| Fraudepreventie | Voor het detecteren en voorkomen van frauduleuze activiteiten | Gerechtvaardigd Belang |
| Marketing | Voor het verzenden van nieuwsbrieven, productupdates en promotie aanbiedingen (met toestemming) | Toestemming |
Wij verwerken Persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke gronden onder de AVG:
U heeft het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken.
Wij delen uw Persoonsgegevens met de volgende derden verwerkers die ons assisteren bij het leveren van de Diensten:
| Dienstverlener | Doeleinde | Locatie |
|---|---|---|
| Speechmatics | Speech-to-text verwerking (spraakherkenning) | Verenigd Koninkrijk / EU |
| Groq | AI/LLM diensten voor ordermatching en vragen | Vereigde Staten |
| Betalingsverwerkers (bijv. Adyen, Stripe) | Betalingsverwerking | EU / VS |
| Cloud Hosting Providers | Gegevensopslag en infrastructuur | EU / VS |
| E-maildienstverleners | Transactionele en marketing e-mails | EU |
Alle derden verwerkers zijn contractueel gebonden aan vertrouwelijkheid en AVG-naleving. Wij verkopen uw Persoonsgegevens niet aan derden.
Sommige van onze verwerkers zijn gelegen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer wij Persoonsgegevens overdragen naar landen buiten de EER, waarborgen wij passende waarborgen, inclusief:
Wij kunnen Persoonsgegevens openbaar maken indien vereist door wet, rechterlijk bevel of overheidsinstantie, of om onze rechten, eigendommen of veiligheid te beschermen.
In geval van een fusie, overname of verkoop van activa, kunnen uw Persoonsgegevens worden overgedragen aan de rechtsopvolger, om voortzetting van diensten te waarborgen.
Wij implementeren passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om uw Persoonsgegevens te beschermen:
Wij bewaren Persoonsgegevens voor de volgende periodes:
| Gegevenstype | Bewaartermijn | Rationale |
|---|---|---|
| Accountgegevens | Duur van relatie + 3 jaar | Contractuele en wettelijke vereisten |
| Ordergegevens | 3 jaar na ordervoltooiing | Fiscale en commerciële wettelijke vereisten |
| Spraak/Audiogegevens | Niet opgeslagen na transcriptie (behalve foutlogs) | Privacy en beveiliging |
| Analytics-gegevens | Geanonimiseerd na 12 maanden | Serviceverbetering |
| Marketinggegevens | Totdat toestemming wordt ingetrokken of account wordt gesloten | AVG toestemmingsvereisten |
| Inactieve Accounts | 1 jaar inactiviteit, dan geanonimiseerd | Gegevensminimalisering |
Na het verstrijken van de bewaartermijn worden gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.
Hoewel wij redelijke maatregelen nemen om uw Persoonsgegevens te beschermen, is geen beveiligingssysteem ondoordringbaar. Wij kunnen geen absolute beveiliging garanderen. Elke transmissie van informatie is op eigen risico.
Onder de AVG en toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming heeft u de volgende rechten:
U heeft het recht om bevestiging te vragen of wij uw Persoonsgegevens verwerken en, zo ja, toegang te krijgen tot die Persoonsgegevens.
U heeft het recht om correctie van onnauwkeurige of onvolledige Persoonsgegevens te vragen.
U heeft het recht om verwijdering van uw Persoonsgegevens te vragen wanneer:
U heeft het recht om te vragen dat wij de verwerking van uw Persoonsgegevens in bepaalde omstandigheden beperken.
U heeft het recht om uw Persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat en te vragen dat wij deze overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen verwerking van uw Persoonsgegevens gebaseerd op gerechtvaardigd belang, inclusief profilering voor direct marketing doeleinden.
Wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming, heeft u het recht om die toestemming op elk moment in te trekken.
Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via:
Wij zullen reageren op uw verzoek binnen twee (2) weken na ontvangst. Als wij extra tijd nodig hebben, zullen wij u op de hoogte stellen van de reden en de verwachte tijdslijn.
Met uw uitdrukkelijke toestemming kunnen wij u marketingcommunicatie sturen over:
U kunt zich op elk moment afmelden voor marketingcommunicatie door:
Afmeldverzoeken worden binnen 10 werkdagen verwerkt.
Wij kunnen transactionele communicatie sturen gerelateerd aan uw gebruik van de Diensten, zoals:
Deze communicatie is noodzakelijk voor de levering van onze Diensten en kan niet worden uitgezet.
Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden geplaatst wanneer u onze website bezoekt. Ze worden veel gebruikt om websites efficiënter te laten werken en informatie te bieden aan websitebeheerders.
| Cookie Type | Doeleinde | Duur |
|---|---|---|
| Essentiële Cookies | Vereist voor het functioneren van de website (authenticatie, sessiebeheer) | Sessie / 1 jaar |
| Functionele Cookies | Onthoud uw voorkeuren en instellingen (taal, lettergrootte) | 1 jaar |
Wij kunnen bepaalde derden toestaan cookies op uw apparaat te plaatsen:
U kunt cookies beheren via uw browserinstellingen:
Houd er rekening mee dat het uitschakelen van essentiële cookies de functionaliteit van onze Diensten kan beïnvloeden.
Onze Diensten zijn niet gericht op kinderen onder de 16 jaar. Wij verzamelen geen kennis Persoonsgegevens van kinderen onder 16.
Als wij ontdekken dat wij Persoonsgegevens hebben verzameld van een kind onder 16 zonder ouderlijke toestemming, zullen wij:
Als u een ouder of voogd bent en gelooft dat uw ons Persoonsgegevens heeft verstrekt, kunt u contact met ons opnemen via info@sayserve.nl.
Wanneer Gasten spraakbestellen gebruiken:
Door onze spraakbestelfunctie te gebruiken, stemmen Gasten in met:
Deze Privacyverklaring is beschikbaar in meerdere talen:
In geval van conflict tussen taalversies, prevaleert de Engelse versie.
Wij behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring op elk moment te wijzigen.
Voor matige wijzigingen stellen wij u op de hoogte:
minimaal 30 dagen voordat de wijzigingen ingaan.
Als u bezwaar maakt tegen de wijzigingen, kunt u:
De "Laatst bijgewerkt" datum bovenaan dit beleid geeft aan wanneer het voor het laatst is herzien. Wij moedigen u aan om dit beleid periodiek te bekijken.
Wij voeren Gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIAs) uit voor risicovolle verwerkingsactiviteiten, inclusief:
Onze DPIAs zijn beschikbaar op verzoek van betrokkenen en toezichthoudende autoriteiten.
Onze activiteiten inzake gegevensbescherming worden toezicht gehouden door de Nederlandse toezichthoudende autoriteit:
U heeft het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit als u gelooft dat onze verwerking van uw Persoonsgegevens de AVG-vereisten schendt.
Wij moedigen u aan om eerst contact met ons op te nemen via privacy@sayserve.nl om zorgen direct op te lossen.
Als u vragen, zorgen of verzoeken heeft met betrekking tot deze Privacyverklaring of onze gegevenspraktijken, kunt u contact met ons opnemen:
Data Protection Officer:
E-mail: info@sayserve.nl
Algemene Informatie:
E-mail: info@sayserve.nl
Website: https://sayserve.nl
Als Klant bent u een verwerkingsverantwoordelijke van Persoonsgegevens met betrekking tot uw Gasten en Personeel. U bent verantwoordelijk voor:
Onze Data Verwerkingsovereenkomst (DPA) bepaalt onze respectieve verplichtingen wanneer wij Persoonsgegevens verwerken namens u.
Wanneer u SayServe gebruikt om een bestelling te plaatsen bij een restaurant:
Uw werkgever (de Klant) controleert uw Persoonsgegevens. SayServe verwerkt uw accountgegevens als verwerker namens uw werkgever.
Door SayServe Diensten te gebruiken, erkent u dat u deze Privacyverklaring hebt gelezen, begrepen en akkoord gaat met deze Privacyverklaring.
SayServe – © 2026
Dit Beleid is geldig vanaf 21 januari 2026